Como consecuencia de la actual situación económica, los responsables empresariales de cualquier sector estamos muy atentos a cualquier posibilidad de recorte de costes que se pueda hacer para mejorar nuestro negocio. Lo complicado es encontrar un coste que no afecte a los propios ingresos de la empresa y, por tanto, que genere un verdadero impacto positivo en la cuenta de resultados.
Al contrario de lo que se percibe normalmente, la compra de cartuchos de tinta y toners es una de estas partidas del gasto con un enorme potencial de ahorro y un impacto que se puede trasladar directamente a resultados.
El peso de esta partida de gasto representa entre un 2 y un 3% de la facturación según la consultora internacional Gartner. Su peso supera con creces a los fondos destinados a compra de PCs de sobremesa, monitores, portátiles, impresoras o cualquier otro producto informático.
Cuando una persona desea adquirir una impresora, encuentra una amplia gama de modelos y marcas y observa una gran competencia entre distintos fabricantes que le permiten encontrar un buen producto a un precio muy competitivo. Sin embargo, una vez adquirida la máquina, cuando nos enfrentamos a la compra de los consumibles es cuando nos damos cuenta de la escasa competencia y de la situación de pequeño monopolio que se vive para cada uno de los pequeños mercados que suponen los suministros de cada modelo de impresora.
Según los estudios realizados por conZumo.com, una típica impresora láser monocromo de gama baja genera en sólo 5 años un gasto en toner equivalente a 10 veces el precio de la impresora.
Con unas medidas muy sencillas, cualquier empresa puede reducir sus costes de impresión en más de un 50%. Si tenemos en cuenta el peso de esta partida en la facturación de la empresa y que el ratio beneficio/ventas suele situarse en el 5%, esta reducción de costes generaría un incremento directo del resultado del 20%.
Estas son las medidas a tomar en consideración:
1.La medida más inmediata es comenzar a utilizar cartuchos y toners compatibles. Este tipo de consumibles realizan la misma función que el original fabricado por la marca de la impresora a un coste hasta un 75% inferior dependiendo de la impresora.
2.Una medida muy importante es la correcta elección de impresoras o equipos multifunción. En equipos láser monocromo, el coste generado por los consumibles originales puede variar entre los 8 y los 30€ por cada 1.000 páginas impresas. En general, las impresoras más baratas generan costes de impresión más altos. Por ejemplo, la impresora más barata del principal fabricante que se vende por unos 75€, genera un gasto de 30€ por 1.000 páginas, lo que equivale a decir que generará un coste igual al de la impresora tras sólo imprimir 2.500 páginas. Por lo tanto, lo importante a la hora de elegir una impresora es fijarse en el coste real de impresión que generan sus consumibles.
3.La organización de los equipos de trabajo y compartir las impresoras también genera ahorro. Hace algunos años, cada puesto de trabajo incorporaba siempre una impresora, sin embargo, cada vez con mayor frecuencia, varios miembros de un departamento o una empresa comparten una impresora o multifunción de mayor tamaño. Esta medida evita que haya que comprar y mantener tantas impresoras y favorece el uso de impresoras más eficientes como se exponía en el punto anterior. Si sutituyéramos 5 puestos configurados con las impresoras del ejemplo anterior por una impresora compartida de gama media como la HP LaserJet P3005d amortizaríamos la inversión en sólo 4 meses y generaríamos un ahorro total del 50% en 5 años utilizando toners originales.
4.Un peligro constante para las cuentas de la empresa son los paradójicamente denominados cartuchos económicos. Muchos modelos de impresora pueden utilizar cartuchos con distintos precios y capacidades que reciben nombres distintos (cartuchos económicos, baja capacidad, modelo A… frente a XL, alta capacidad, modelo X…). En general, los cartuchos baratos generan un coste real por página muy superior al cartucho caro, por lo que este último termina resultando mucho más rentable. Para evaluar el coste real de un cartucho es necesario dividir el precio entre el número de páginas que puede imprimir o, en caso de no disponer de esa información, del contenido de tinta en mililitros. Es conveniente aplicar esta fórmula al comparar también los cartuchos compatibles ya que algunos modelos ofrecen un contenido de tinta hasta 3 veces superior al original.
5.Tan importante como todos los puntos anteriores es el ahorro de tiempo y la comodidad. El negocio de la empresa no está en las impresoras y cartuchos, está en su actividad mercantil y sería peligroso dedicar demasiada atención a otros aspectos que escapan de nuestra actividad porque podríamos descuidar nuestro propio negocio. Por eso, es conveniente acudir a una empresa especializada que disponga ya de toda esta información y pueda asesorarnos eficazmente. Una vez optimizado el parque de impresoras y multifunciones de la empresa, el suministro de consumibles debe ser cómodo y rápido.
En resumen, el impacto de los consumibles en la cuenta de resultados es muy importante y puede reducirse considerablemente con un gran impacto positivo en el beneficio. Además de la reducción inmediata de costes que aportan los cartuchos y toners compatibles, una cuidada elección de las impresoras puede producir un ahorro adicional importante y debe ir acompañada de la correcta organización de los puestos de trabajo.
Para evitar desviar recursos de nuestra actividad principal a este estudio de reducción de costes, es recomendable acudir a una empresa especializada que pueda facilitarnos un asesoramiento personalizado.
Eduardo Sánchez, director general de conZumo.com
