El presupuesto es la herramienta de la que disponen las empresas para proyectar o estimar sus gastos e ingresos a corto, medio y largo plazo. Un presupuesto podría, pues, considerarse como un pronóstico económicamente cuantificado de los ingresos y los gastos que se devengarán en el periodo presupuestado; los cobros, pagos y otros movimientos de fondos que implicarán superávits o déficits; y la situación patrimonial que se espera tener al término del período presupuestado.
Por ello, el presupuesto se ha convertido en un importante instrumento de política económica. Su finalidad ya no se plantea sólo para reducir el gasto de la empresa, sino también para alcanzar el nivel y composición de gastos e ingresos óptimos de cara a los objetivos que persigue. Debido a estas circunstancias, la elaboración del presupuesto ha tenido que ir evolucionando desde el modelo tradicional, de medios y basado en procedimientos incrementales, a otros modelos de presupuestación por objetivos.
Todo plan de negocio debería contar con una planificación financiera que permitiera fijar, cuantificar y medir los objetivos del mismo. Los pasos a seguir son la identificación de los objetivos a conseguir, la recopilación de los datos necesarios, el análisis de la situación presente y la consideración de las alternativas, el desarrollo de las estrategias para alcanzar los objetivos, la implementación de las estrategias y el examen y control periódico de la planificación.
El hecho de crear un presupuesto implica el establecimiento de unas metas a conseguir. En este sentido, tienen que existir herramientas que permitan realizar un análisis permanente entre lo presupuestado y lo realizado para, de esta forma, poder realizar acciones correctivas en el caso de que fueren necesarias.
Así, existen en el mercado herramientas muy eficaces, como por ejemplo SAP BPC (Business Objects Planning and Consolidation), que dan solución al entorno de planificación y consolidación para la empresa al establecer objetivos básicos en la gestión estratégica de la empresa, el análisis del gasto y la planificación y consolidación financiera.
Gracias a este tipo de herramientas se puede mejorar los procesos de la organización y se solventan algunos de los problemas habituales que se plantean en la planificación empresarial, tales como la compleja incorporación de modificaciones, la falta de aceptación de resultados de planificación, la difícil comparación de los datos planificados, la falta de coordinación en procesos de planificación complejos y el bajo rendimiento en el procesamiento de datos masivos.
