Hacerse un hueco en un mercado global como el actual y tremendamente competitivo exige a las empresas una mejor organización y utilizar toda la información de que dispone, desde bases de datos de contactos a información obtenida en contactos comerciales, feedback de los clientes, etc. En la actualidad, la gran mayoría de las empresas no utiliza mucha de la información que tiene o que ha ido recopilando a lo largo de los años, cuando estos datos deben ser concebidos como oportunidades indispensables que pueden catapultar la empresa a otros vuelos. En esta tesitura, el software de gestión surge como un agente dinamizador y organizador, al asumir el papel de ‘agilizar’ la empresa y ayudar a posicionarla frente a la competencia. Al confiar en el software de gestión, los directivos consiguen un mayor control de la organización y una nueva forma de diferenciarse de la competencia. Sin embargo, para que un proyecto de este tipo tenga éxito es necesario tener en cuenta dos aspectos. Primero, la empresa debe seleccionar un proveedor que presente soluciones de gestión probadas, y segundo, que disponga de varias soluciones, destinadas a varias áreas de la compañía, pero que operen totalmente integradas para que el fin o los resultados sean sólo uno: Una empresa altamente organizada y productiva.
Estar y mantenerse en la primera línea ‘exige’ a las empresas estar permanentemente dando respuesta a las necesidades cambiantes del mercado. Para reaccionar de una forma más rápida, es fundamental que las organizaciones cuenten con información accesible en cualquier momento que les permita, además, desmarcarse de la competencia. Para ello, la empresa se ve en la necesidad de tener una plataforma que haga una gestión de todos sus datos, en vez de tenerlos dispersos por la organización, y que le permita analizarla de forma rápida, basándose en informaciones actualizadas. Así, la implementación de soluciones que aseguren flujos de trabajo, de procesos de gestión de documentación, que no sólo organicen de forma intuitiva todos los datos sino que, además, permitan a la empresa reducir de forma significativa el error humano, es vital.
Otro aspecto crucial para ‘estar entre los primeros de la clase’ es conocer el rendimiento de la organización. Para ello, la empresa debe crear o adquirir un sistema para medir los objetivos y las metas empresariales, que han de ser cuantificables, con el propósito de mantener a la organización en línea con los objetivos marcados y conseguir así los resultados esperados o, en su defecto, hacer las correcciones pertinentes para funcionar de acuerdo a lo planeado.
Esta validación periódica del rendimiento permite optimizar el trabajo y gestionar tiempos y prioridades en beneficio último de la productividad. Las soluciones de gestión asumen en esta área también un papel importante, pues ayudan a los trabajadores a hacer sus tareas de una forma más rápida, eficaz y con menos esfuerzo. Un correcto planteamiento, gestión, coordinación y monitorización de proyectos ayuda a las empresas a cuantificar, por ejemplo, qué número de personas se necesitan para realizar determinadas tareas.
Ser más ágil y a reaccionar a las vicisitudes del día a díaes el principal reto que deben afrontar las organizaciones en la actualidad. La tecnología que les ayuda en esta importante ‘empresa’ ya existe y es accesible. Ahora es el momento de que el directivo sea proactivo y posicione a su compañía con el fin de conseguir responder a los desafíos actuales y futuros del mercado.
