Hace años los créditos se otorgaban a los clientes en base al buen juicio, conocimiento y experiencia. Hoy en día, eso sería inviable. Prueba de ello es que, en la actualidad, el retraso intencionado de los pagos a los proveedores supera en nuestro país el 30%. Según los datos publicados por el Banco de España, la tasa de morosidad a cierre de diciembre de 2009 se situó en el 5,08%. Este fenómeno supone para la economía española la pérdida de cientos de miles de puestos de trabajo, condena a muchas empresas a la quiebra y ocasiona cuantiosos gastos financieros.
Muchas empresas se han puesto manos a la obra y han impulsado una serie de medidas de control de riesgo para hacer frente al aumento de morosidad de sus clientes. El objetivo de una gestión óptima de riesgo es buscar un buen equilibrio entre riesgo y beneficio. Esto se logra a través de una buena gestión de los límites de crédito cedidos en la aceptación de pedidos y de las condiciones de pago, la evaluación de la calidad percibida por los clientes, la optimización de los procesos administrativos y una gestión proactiva de cobros y recobros.
Armas de combate
Para poder proteger el derecho a reclamar como consecuencia de un incumplimiento contractual por causa de impago, es preciso disponer de una correcta documentación de las relaciones comerciales con los clientes, adecuada a los requerimientos legales formalmente exigidos. Cualquier empresa necesita información actualizada sobre sus clientes de carácter financiero y comercial, así como la trayectoria que acumula como buen o mal pagador. En este sentido, los sistemas de gestión empresarial se han convertido en una herramienta imprescindible para llevar un correcto análisis de clientes con los que poder verificar la información financiera, comercial, avales y otros datos del cliente que permitan mejorar las relaciones con el mismo y potenciar las ventas.
También existen en el mercado diferentes herramientas de gestión de cobros que se pueden integrar con cualquier sistema de software empresarial y que permiten automatizar y controlar de una forma sencilla y rápida todos los procesos de negocio derivados de la gestión de la deuda: reclamaciones, pagos, gastos, informes, contacto con el cliente, etc. Este tipo de soluciones, denominadas “e-collecting”, al estar integradas con el software de gestión empresarial, existente en la empresa, facilitan la consolidación y gestión de la información en una única base de datos.
La utilización de estas soluciones proporciona una amplia visibilidad del estado de la empresa, así como información detallada sobre los procedimientos existentes en la misma, el estatus de cada uno de ellos así como las personas involucradas en el proceso. Al estar todas las peticiones vinculadas a sus correspondientes recursos y éstos, a su vez, a sus proyectos, documentos y activos, nos permite tener un control absoluto de la situación de impago en la que se encuentra un determinado cliente, así como un análisis exhaustivo de los gastos derivados de la gestión de recobro.
En el caso de que el sistema de gestión de cobros sea online, los empleados involucrados en los procesos comerciales podrán acceder a la información que necesiten en cualquier momento y desde cualquier lugar evitando demoras y errores en el proceso, teniendo la seguridad de que disponen de información actualizada en tiempo real.
La importancia de una herramienta de gestión de cobros estriba en el control del riesgo asociado a cada cliente, ya que al tener automatizados los procesos de cobro es posible generar alarmas en función de la deuda o impagos asociados al mismo. Además, estas soluciones posibilitan la integración de los impagos (contabilidad) con las gestiones de recobro, la importación de los ficheros de devolución del banco a la contabilidad y la integración con ficheros de intercambio electrónico con las entidades financieras maximizando la eficiencia en el proceso de la gestión de impagados.
Como se ha podido comprobar, minimizar el riesgo de impagos es posible y sencillo. Para alcanzar esta meta las empresas no deben quedarse rezagadas en la implementación de soluciones que les permitan identificar, medir y administrar sus riesgos con los clientes con el fin de que su negocio sea rentable.
