La externalización de la comunicación empresarial es una estrategia para contar con profesionales con experiencia sin tener un equipo interno que a veces es insostenible. Una vez que una empresa decide confiar en unaagencia de comunicación, comienza el trabajo en equipo. Los primeros meses son la base de la relación entre ambos y es clave para una estrategia de comunicación eficaz.
El equipo de Agenciasdecomunicacion.org asegura que hay 8 puntos clave en el inicio de la relación para conseguir el éxito del trabajo en equipo de comunicación:
- Evaluar y valorar: Los profesionales de la comunicación tienen que estudiar a la empresa y sus posibilidades. Cuanta más información tengan del negocio, más acciones podrán valorar y llevar a cabo. “Conocer a la empresa en profundidad es clave para crear un plan de comunicación eficaz. Entender la filosofía de marca, su target, su identidad corporativa… es clave para los profesionales de la comunicación”, afirman desde el portal de agencias.
- Sector y competencia: Hay que conocer a la empresa y al ámbito que la rodea, competencia y sector. “Cuanto más datos tenga la agencia, mejor trabajo podrá hacer. Hay que saber qué se está haciendo para decidir si llevar el mismo camino que el resto de empresas o innovar. Hay información que la tendrá que aportar la propia empresa y otra que tendrá que buscar la agencia, por ejemplo, ver qué hacen los competidores directos en comunicación, cómo aparecen en los medios, qué publican en redes sociales…”.
- Marcar objetivos: “Tan importante cómo saber de dónde se parte es saber a dónde se quiere llegar y cuantificarlo. Y no vale decir crecer… todas las empresas quieren crecer, hay que cuantificar. Hay que dar información concreta de esos objetivos a corto, medio y largo plazo que se persiguen así como medirlos. Esa información es confidencial pero muy útil para los profesionales de las agencias”, aseguran. Los objetivos marcados son clave para establecer la estrategia de comunicación. Dependiendo de esos objetivos se seleccionarán canales de comunicación, se creará contenido y se definirá el plan de comunicación.
- ¿Qué esperar?: La agencia de comunicación tendrá que dejar claro qué se puede esperar de su trabajo y sus acciones, por su parte la empresa debe tener claro qué espera de ellos. “En este punto toman importancia las sesiones de inmersión donde ambos agentes se conocen mejor. Conocer las necesidades del negocio y el método de trabajo de la agencia será vital para el futuro y para que ninguno quede decepcionado”, advierten desde la plataforma.
- El equipo: El conocimiento entre ambas partes debe ser pleno así que ambos equipos deben conocerse. No basta con presentar y celebrar una reunión de los equipos directivos, lo aconsejable es conocer a todo el equipo para entender cómo funcionan ambas empresas (agencia y cliente).
- Empatizar: Parte de todo este trabajo previo trata de crear empatía entre ambos equipos de trabajo. “Son 2 empresas, 2 equipos… pero tendrán que trabajar y funcionar como uno. La información entre ellos debe fluir para que la estrategia de comunicación se adapte a las necesidades de la empresa y pueda superar el día a día. La empresa debe ver a la agencia como una extensión más de su equipo y no mantenerla al margen de cambios, decisiones, problemas… Cuanto más empatía haya entre ellos, más eficaz será la comunicación”, aseveran en Agenciasdecomunicacion.org.
- Implantar una metodología de trabajo: El trabajo en equipo debe servir para complementarse y no para hacer lo mismo dos veces, dentro y fuera de la empresa; de ahí que sea importante implantar una metodología de trabajo que haga fluir la información sin robar tiempo a ningún profesional. “Cada empresa y agencia funciona diferente, hay profesionales que están literalmente enganchados al teléfono o al email pero hay otros a los que únicamente les funciona el cara a cara. Desde el principio hay que ser sinceros y si miramos el email una vez a la semana hay que decirlo para usar esos canales de comunicación entre agencia y empresa que faciliten el trabajo”, proponen desde el Portal.
- Transmitir confianza: La confianza es la base de toda relación profesional y personal. “Si queremos hacer un buen trabajo, debemos confiar en los conocimientos y profesionalidad del otro. La empresa debe confiar en la experiencia de la agencia de comunicación y los profesionales de la comunicación deben hacer lo mismo en la compañía”, aseveran.
