La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, fue publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022 con el objetivo de impulsar la creación de empresas y facilitar la actividad económica. Una de las medidas principales es la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las transacciones comerciales entre empresas y autónomos en España, independientemente de su tamaño o sector.
Las empresas deberán contar con soluciones digitales adecuadas para generar, almacenar, enviar y recibir facturas electrónicas, cumpliendo con los requisitos técnicos y legales establecidos, como garantizar la interoperabilidad con otros sistemas de facturación electrónica.
La factura electrónica es una tendencia mundial y no hay vuelta atrás. Ahorra tiempo y dinero; proporciona claridad para todos los jugadores (comprador, vendedor, gobierno) y, comparada con otras tecnologías, hace infinitamente más fácil la entrada al siguiente proceso, que es la automatización.
Pero ¿cuándo será obligatoria? Se han establecido dos plazos para su entrada en vigor según el nivel de facturación de las empresas: para las de más de 8 millones de euros, será de un año desde la aprobación del reglamento técnico; y dos años para las que facturen menos de 8 millones. Es decir, la obligatoriedad para las primeras no llegará hasta por lo menos finales de 2025, y de 2026 para las segundas.
Barreras para adaptarse a la ley
Una de las dificultades de esta nueva ley es la transición para las empresas grandes, ya que los departamentos de cuentas a pagar tendrán que convivir con diferentes escenarios al mismo tiempo: facturas electrónicas, físicas, en PDF… además de otros formatos nuevos.
Además, tendrán que facilitar la transición de sus proveedores de un formato a otro, de la noche a la mañana. Por lo tanto, las empresas tienen que pensar en adoptar tecnología que cubre todos los procesos, no solamente los nuevos formatos de la ley Crea y Crece. Y deberán hacerlo antes que salgan las especificaciones técnicas finalmente aprobadas por el Gobierno, o correrán el riesgo de no tener el tiempo suficiente para implementar los sistemas necesarios y extenderlos a sus proveedores.
En realidad, ¿están hoy por hoy las empresas españolas preparadas para operar de manera exclusivamente electrónica para realizar y emitir pagos? Por sectores, los de gran consumo, automoción, suministros sanitarios o servicios de agencias de viaje gozan de buena salud en el capítulo de facturación electrónica, según el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa.
En el caso de las pymes, están lejos de estar preparadas para adoptarla: al 79% les resulta algo totalmente desconocido y el 86% aún no la utilizan en sus transacciones con otras empresas (B2B).
De hecho, existe un alto grado de desconocimiento respecto a la facturación electrónica, ya que 4 de cada 10 pymes declaran no haber oído nunca hablar de ella, y apenas el 28% aseguran estar al tanto de los detalles relativos a su obligatoriedad. Así lo revela la encuesta mundial “Facturación electrónica: El camino hacia una economía conectada“, realizada por el proveedor de software Sage.
A falta de datos más recientes, nos tememos que el retraso se pueda deber a una combinación de factores. Hemos citado el desconocimiento, pero también está la falta de una conciencia de digitalización por parte de la alta dirección. No se entiende una empresa, un departamento administrativo moderno o un área de compras eficiente sin la digitalización. Vemos que muchos directores de compras quieren dar ese paso, pero la dirección general no les da presupuesto, es decir, no apuesta por esa inversión.
En España, el uso de la factura electrónica por las empresas españolas está ligeramente por encima de la media UE (33%), como detalla el último Índice de Economía y Sociedad Digitales (DESI) de la CE, publicado en 2022. La Comisión subrayó entonces: “Se espera que supere rápidamente estos resultados”, precisamente por la inminencia, en ese momento, de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece.
En general, cuanto más madura esté una organización, mejor preparada estará para afrontar los retos futuros. Por consiguiente, para las compañías que ya cuentan con una plataforma digital, esta Ley supondrá la culminación de un proceso de transición suave y la adaptación al nuevo sistema será rápida.
Y por el contrario, aquellas organizaciones estancadas en realizar sus operaciones de forma más tradicional o “analógica” parten con desventaja y deberán acelerar esta transición, aunque pasando antes por una etapa decisiva: ir dejando atrás la hoja de cálculo, el correo electrónico… o confiar en la buena memoria del departamento de administración. Que ya tendrá bastante carga adicional con otras tareas poco estratégicas, aunque necesarias.
En conclusión, ¿por qué esperar a que la ley nos obligue? ¿Por qué no empezar ahora explorando los procesos de facturación electrónica y también los procesos de automatización? Con los procesos en tecnología, incluyendo la Inteligencia Artificial, pronto será imposible operar sin ellos. Mejor empezar ahora, mañana puede ser tarde.
