La tecnología y, por ende, los profesionales TIC actúan como palanca de cambio hacia un sistema más productivo –tanto en las empresas como en la vida diaria de la sociedad. Por su infraestructura, las grandes corporaciones son las que están liderando el rumbo hacia el nuevo paradigma tecnológico. Sin embargo, considerar que la digitalización no es para los autónomos es cerrar todas las puertas al emprendimiento con estabilidad, la consolidación de negocio y el crecimiento exponencial.
La cultura empresarial ha experimentado un cambio radical en los últimos años, tanto en las formas de trabajar, como en el propósito y drivers estratégicos, como en el uso de tecnología. En concreto, las herramientas digitales impulsan hacia una fuerza de trabajo más competitiva. Y esto afecta sobre todo al 99% del tejido empresarial español, el cual está conformado por negocios de menos de 10 trabajadores. Casi cualquier microempresa o profesional independiente que ya ha digitalizado sus procesos, afirmará que ha logrado incrementar su eficiencia y mejorado la comunicación con clientes de forma exponencial, además de una reducción directa de gastos, tanto de tiempo como de dinero.
Así, el mayor reto de los autónomos, sobre todo desde el estallido de la pandemia, es la digitalización. Y esta no pasa sólo por la creación de una página web y la presencia en redes sociales, sino que alude a exprimir las ventajas que las herramientas digitales ponen sobre la mesa para la gestión, administración y comunicación del negocio. Adiós a la etapa del papel y boli o el Excel. Aunque escribir a mano mejora la capacidad de memoria del cerebro, no agiliza las tareas rutinarias ni impulsa la rigurosidad de nuestros procesos al siguiente nivel.
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Pequeños automatismos para reenfocarnos en el cliente y el servicio
Todos tenemos en la cabeza el perfil del autónomo como aquella persona que tiene que hacer de todo: desde el trabajo que conforma la razón de ser de su negocio hasta las tareas transversales. Del mismo modo que en las grandes empresas dichas tareas son departamentalizadas, el autónomo puede automatizarlas. Una medida de alivio para centrarse en los clientes y en los servicios que ofrece.
Son multitud las tareas que podemos automatizar con un software sencillo. A medida que la cartera de clientes aumenta, será muy útil contar con una solución CRM para controlar, en una única base de datos, las acciones realizadas con cada cliente. Por definición, el CRM maximiza el conocimiento que tenemos sobre nuestros clientes para, a posteriori, atender sus necesidades de forma personalizada y anticiparse a ellas.
Pero la automatización no solo es beneficiosa para librarse de tareas tediosas, sino que también evita cualquier error humano que puede acarrear costes añadidos. Por ejemplo, en el área administrativa. La creación de facturas es el ejemplo más ilustrativo de todos: hasta hace poco, se trabajaba con una plantilla de Excel a la que se iban añadiendo a mano los datos de cada factura (importe, datos fiscales, etc.). Actualmente, un autónomo puede girar mensualmente un recibo a sus clientes, y en el proceso, generar la factura y enviarla por correo, todo ello automáticamente, o bien, generar sus facturas en formato de factura
electrónica para que sus clientes puedan contabilizarlas automáticamente. Estas funcionalidades, hasta hace poco, estaban únicamente al alcance de las grandes empresas, pero hoy cualquier autónomo o pyme pude tener acceso a ellas haciendo uso de programas muy asequibles, como Contasimple.
Y lo mismo ocurre con la contabilidad. A la hora de contabilizar los gastos, ya no es necesario introducirlos a mano, podemos extraer la información de las facturas o tickets mediante OCR y contabilizarlos de forma automática, ahorrando un tiempo precioso a los autónomos.
Por otro lado, España es uno de los países europeos donde hay más cambios legislativos relativos a la gestión. Por ello, delegar en los sistemas que han sido fabricados para cumplir con la normativa, sobre todo en materia de impuestos, permite asegurar la realización de cada cobro o pago acorde con la legislación vigente.
Asesores para el proceso de digitalización
La Confederación Española de Comercio (CEC) ha avisado en más de una ocasión que aquellos negocios que no se digitalicen desaparecerán por completo. Sin embargo, la realidad es que la mitad de los autónomos en España tiene entre 52 y 64 años y cuentan con un bajo nivel de digitalización. Por ello, la mejor opción antes que abandonar la digitalización es contar con un asesor. Así podemos tener la seguridad de que la parte más burocrática –relativa a la presentación de modelos y pago de impuestos– se lleva a cabo correctamente.
Entonces, una buena idea sería continuar realizando la facturación internamente y externalizar la parte fiscal y contable. Sobre todo, teniendo en cuenta que existen soluciones de software para pymes y autónomos que ofrecen integración con ERP para asesores, es decir, que están interconectados.
De esta manera, a través del software, el asesor puede ser notificado cada vez que el autónomo emita o reciba una factura, pudiendo comprobar en tiempo real si todo está correcto.
En conclusión, la digitalización es una palanca de crecimiento y un elemento clave de competitividad para todas las empresas, independientemente de su tamaño, por lo que, entre todos, debemos ayudar a que autónomos y empresas lo interioricen y pierdan el miedo y la reticencia que produce el desconocimiento o la falta de asesoramiento
