Cada vez es más común trabajar a distancia, gracias a las soluciones de trabajo remoto, las tecnologías móviles cada vez más seguras, y al almacenamiento en la nube. Con la implantación del teletrabajo, saber gestionar equipos virtuales en distintas ciudades o países se está convirtiendo en una tarea fundamental si se quiere tener éxito en este nuevo modelo laboral.
Dadas las diferencias entre trabajar con un equipo al que vemos cara a cara diariamente, a hacerlo de forma remota, TeamViewer, software de control remoto y reuniones online, revela las 5 claves para gestionar eficazmente la comunicación virtual:
- Elaborar un Plan de Gestión de la Comunicación: Redacta un manual en el que establecer los procedimientos fundamentales de actuación entre los miembros del equipo: cómo trabajar, dónde acudir si hay un problema, asignaciones de tareas, fijación de plazos, etc. Es un producto vivo, en continuo cambio en función de la práctica diaria.
- Planificar te ayuda a ser más rápido y eficaz: Antes de ejecutar una tarea, tómate un tiempo para revisar qué herramientas TI o conexión a Internet tienen los miembros de tu equipo, ya que pueden variar al no compartir la misma oficina, o ten en cuenta las diferentes franjas horarias de cada uno de tus compañeros para así idear un plan de acción que evite cualquier revés durante la fase de ejecución.
- Crear una personalidad y presencia virtual: Una de las cuestiones más importantes a la hora de gestionar equipos virtuales es conocerse a uno mismo. El lenguaje gestual y hablado es muy distinto del escrito, de ahí que saber emplear las palabras de forma apropiada es una tarea clave para evitar malentendidos entre el resto de los compañeros.
- Ser un buen anfitrión en la distancia: Momentos distendidos y espontáneos como tomarte un café con un compañero o entablar una charla al compartir el mismo ascensor, no existen en los equipos virtuales y son muchas veces importantes para conocer el estado de ánimo. Para conseguir paliarlos, promueve interacciones personales con cada uno de ellos, como hablar una vez a la semana. Sentir que tu jefe se preocupa por ti, a pesar de la distancia, siempre ayuda a mantener al equipo motivado.5.
- Preparar las reuniones: Las reuniones son muchas veces tiempo que se gasta de forma poco productiva. Para evitarlo, lo mejor es preparar un guión de la misma y que todos los miembros aporten sus ideas. Una vez se celebre, el líder tendrá que ser el encargado de gestionar los turnos de palabra para evitar largos discursos y que todos los compañeros aporten sus impresiones de forma clara y ordenada.
