El disco duro está lleno, no se pueden encontrar los datos necesarios, la unidad flash USB con los informes comerciales importantes muestra un mensaje de error… estos son, a menudo, los problemas más frecuentes a los que se enfrentan las organizaciones en su día a día a la hora de almacenar y acceder a la información empresarial.
Por ello, 1&1 IONOS ofrece unos sencillos consejos para la limpieza digital de primavera y obtener de este modo una bocanada de aire fresco en la identidad corporativa digital:
- Eliminar los datos perdidos: gracias a la dimensión de los discos duros, cada vez más grandes, hoy en día no suele haber falta de espacio en el ordenador. Sin embargo, la avalancha de archivos puede ralentizar el sistema y dificultar el trabajo. Desde 1&1 IONOS se recomienda eliminar los archivos y programas no utilizados, no sólo creará orden, sino que también permite trabajar de forma más eficiente.
- Almacenamiento seguro online en lugar de un disco duro: eliminar la información no deseada libera espacio de almacenamiento, sin embargo, almacenar los datos en la nube es siempre una buena alternativa. Los archivos están disponibles para los usuarios en todo momento, desde cualquier dispositivo. Esto también facilita la colaboración con los compañeros: si se comparte un archivo, basta con un enlace en lugar de enviar todo por correo electrónico. Además, a la hora de elegir un proveedor, hay que asegurarse de prestar atención a la protección de datos.
- Protección de datos y administración de usuarios: almacenar los archivos de forma centralizada en el almacenamiento online tiene muchas ventajas: Crea orden, ahorra tiempo y facilita la colaboración. Además, las autorizaciones de acceso y las aprobaciones de archivos pueden concederse simplemente haciendo clic en la administración de usuarios. Al elegir un proveedor de cloud, los usuarios deben asegurarse de que la seguridad de los datos está garantizada y de que la privacidad de los usuarios está protegida.
- Copias de seguridad automáticas: la externalización de datos a una nube no siempre significa que sea completamente segura. Por lo tanto, al seleccionar el almacenamiento online, los usuarios deben prestar atención a la integración de una función de copia de seguridad automática. Esta es la única manera de recuperar archivos borrados o modificados accidentalmente. Es aún mejor si la solución de copia de seguridad también tiene interfaces apropiadas para permitir copias de seguridad completas del servidor. Esto asegura que todos los datos se respaldan adecuadamente.
- Sincronizar datos: el almacenamiento online tiene otra ventaja, que simplifica la limpieza digital de primavera: los datos se pueden sincronizar. Si un empleado graba un documento en Karlsruhe, la versión actual está disponible inmediatamente en Hamburgo y Berlín. Una vez instalado, el trabajo se puede hacer de manera más eficiente.
Limpieza de primavera para la bandeja de entrada del correo
Por otra parte, los problemas de espacio en la bandeja de entrada o el correcto filtrado de mensajes, son aspectos que a menudo se descuidan en las organizaciones, aunque estos contribuyen significativamente a una mejor organización del trabajo. En este sentido, 1&1 IONOS también revela una serie de trucos simples para optimizar el correo.
- Limpieza de publicidad y spam: los ingentes correos de publicidad y spam se pueden reducir fácilmente. Los filtros de spam y los programas antivirus normalmente tienen que activarse manualmente en la configuración. Cuando eso está hecho, sólo lo que pertenece al buzón de correo termina ahí. Por lo tanto, los correos electrónicos no deseados o peligrosos serán filtrados en el futuro.
- Estructurar las carpetas para una mejor visión general: ¿Hay de nuevo muchos correos electrónicos no leídos en su bandeja de entrada y es casi imposible tener una visión general? Un sistema de archivo temático con carpetas como “Ofertas y Facturas”, “Proveedores”, “Empleados”, etc., permite una mejor organización. Otra opción es que cada proyecto tenga su propia carpeta en la que se pueden almacenar los correos electrónicos relevantes. Además, las reglas de la bandeja de entrada permiten que los mensajes de remitentes específicos o con palabras clave específicas se muevan directamente a una carpeta.
- Asunto directo para respuestas más rápidas: ¿El cliente ni siquiera ha respondido a la tercera demanda? Una línea de asunto especifica aumenta significativamente la probabilidad de recibir una respuesta. Si el cliente recibe un correo electrónico con el título “Oferta ABC – Aprobación requerida antes del 25.05.”, sabe inmediatamente lo que hay que hacer. También se recomienda definir una estructura fija para las líneas de asunto de los correos electrónicos. Parece profesional, serio y también aumenta la usabilidad.
- Clasifique los mensajes de correo electrónico por color: el marcado de los e-mails con diferentes colores garantiza la claridad y facilita el trabajo. Sólo se deben utilizar tres colores diferentes. Puede clasificarlos según los grandes proyectos, la clasificación temporal o la importancia, por ejemplo, o bien en pasos de trabajo necesarios como “preparar”, “ejecutar” o “verificar”.
