No solo como consecuencia del proceso de transformación digital que estamos viviendo en la sociedad -que también- sino porque las pequeñas y medianas empresas deben automatizar determinadas tareas para agilizar y dar fiabilidad a sus procesos y, con ello, mejorar su rentabilidad, su eficiencia y su competitividad. Pero, implementar un ERP en el seno de una pyme no solo se justifica en clave de automatización de tareas. Hay otra serie de razones -quizá de más peso aún- que indican la necesidad de apoyar la gestión empresarial sobre unas soluciones tecnológicas que aporten valor a nivel corporativo.
Isabel Pomar, directora comercial y de marketing de Datisa dice que “las pymes deben gestionar y controlar sus recursos y sus procesos, de un modo profesional porque esto les permitirá medir y planificar mejor sus diferentes alternativas. Pero, además, cuando hablamos del ecosistema pyme hay que tener muy en cuenta también, el margen de error. Eliminar o, cuanto menos, minimizar ese margen permite calibrar los riesgos en operaciones que pueden ser particularmente sensibles dentro de la organización”.
Datisa ha elaborado un patrón en el que muestra alguno de los principales problemas con los que puede encontrarse una pyme y que pueden solventarse de una manera sencilla utilizando un ERP.
| PROBLEMA | SOLUCIÓN |
| Datos duplicados, falta de comunicación, dificultad para encontrar la información | Un aplicativo ERP proporciona acceso directo de una manera sencilla y rápida a la información que se necesita. En cualquier momento y lugar, el sistema proporciona el dato actualizado al segundo ya que cualquier modificación que se haga del mismo aparecerá reflejada en la plataforma. Esto permite que todos los departamentos y áreas de la organización trabajen conforme a la filosofía del dato único. Es decir, ni datos duplicados, ni información desactualizada. |
| Contabilidad, facturación, almacén, impuestos, … son materias que deben trabajarse con sumo cuidado porque cualquier inexactitud que se produzca en la información que se maneje puede acarrear consecuencias muy graves, sobre todo, económicas. | El ERP permite automatizar todos los procesos derivados de este tipo de funciones (cobros, pagos, facturas, entradas y salidas de mercancías, pedidos, Declaraciones, …)Esta automatización no solo agiliza los procesos sino que evita que se cometan errores o que se pasen por alto determinadas fechas estratégicas que son claves para la organización, ya sea la presentación de una Declaración, o la emisión o reclamo de determinadas facturas.Por otra parte, el control que se ejerce sobre lo que sucede en todas las áreas de la organización, mejora la predisposición de los responsables para actuar. |
| Planificar a ojo es, sin duda, uno de los problemas más graves en los que puede incurrir una pyme. | El ERP permite planificar con mayores garantías de acierto porque lo hace teniendo en cuenta los datos de ejercicios y operaciones anteriores por lo que resulta más fácil ajustar los presupuestos. Todo ello permite ahorrar tiempo y, sobre todo, optimizar costes. |
| Actuar por separado puede mejorar determinadas parcelas, pero sumir en el caos a otras. | Las pymes que gestionan sus procesos con un ERP disponen de información centralizada que todo el mundo -con los permisos adecuados- puede consultar para actuar en consecuencia. Intercambiar información no solo agiliza los procesos, sino que permite trabajar en equipo, de verdad, alineando los objetivos de los diferentes entornos que conforman la organización con los propios del negocio. |
| Insatisfacción generalizada. Todos se quejan, empleados, clientes, proveedores … | Aunque se produzcan de un modo velado, las quejas son siempre negativas para la empresa. Un software ERP al automatizar determinadas tareas y facilitar el desempeño de las funciones del día a día, mejora la satisfacción del empleado y, también de los clientes/proveedores porque aumenta la calidad del servicio que se prest hacia adentro y hacia afuera. |
| Incapacidad para tomar decisiones e imposibilidad para impulsar el crecimiento. | Un sistema ERP dota a los responsables de las pymes de la información necesaria para la toma de decisiones, incluso si se planea el asalto a nuevos mercados o la incorporación de nuevos productos/servicios. Pero, además, libera tiempo para dedicar a impulsar el crecimiento del negocio y no solo, a la administración del mismo. |
