Ya sea digital o en papel, el correo entrante se está convirtiendo en un gran desafío para muchas empresas. El proceso para ordenar el correo en muchos casos sigue siendo manual y lleva mucho tiempo, está sujeto a errores humanos y es complicado. El 32% de las empresas ya están viendo las ventajas de usar las soluciones de Digital Mailroom, llegando al 43% entre las organizaciones más grandes, un número que ha aumentado constantemente en los últimos cinco años. Un desafío común es redirigir la correspondencia enviada a una sola dirección postal a múltiples ubicaciones de la compañía. Cada vez se envía más información digitalmente, pero esto es solo la mitad de la historia, ya que muchos documentos aún llegan en papel. Una cuarta parte (23%) de las empresas del Reino Unido, por ejemplo, reciben más de 5.000 artículos de correo entrante cada mes, mientras que tres quintos (60%) todavía reciben faxes en sus salas de correo. La forma en que las empresas usan sus MFP también es reveladora, ya que más de un tercio de los dispositivos se usan con más frecuencia para copiar que escanear. Entonces, mientras la digitalización está en aumento, los procesos basados ??en papel siguen persistiendo.
Pasar a los flujos de trabajo digitales claramente permite a las empresas beneficiarse de la eficiencia inherente a datos más accesibles y procesables en toda la organización. Además, la mayor tasa de error de los buzones de correo en papel y las posibles consecuencias negativas para toda la organización hacen que la digitalización del proceso sea aún más atractiva: el 30% de las empresas en el Reino Unido afirmaron que el mal manejo del correo tiene un efecto negativo en su rendimiento o reputación, mientras que dos quintos (39%) declararon que el mal manejo del correo tiene un impacto negativo en los niveles de servicio al cliente. Por lo tanto, los datos capturados a través de bandejas de entrada electrónicas son una mejora para varios procesos posteriores. La digitalización de documentos en origen también proporciona el beneficio de hacer que la información esté fácilmente disponible para los trabajadores en remoto.
Afortunadamente, muchas compañías ya cuentan con tecnologías requeridas para una solución Digital Mailroom. Sin embargo, aunque los componentes de este sistema pueden estar en funcionamiento, con demasiada frecuencia las organizaciones simplemente carecen de la solución de software adecuada para aprovechar al máximo el potencial de la tecnología.
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Procese el correo entrante de manera más eficiente para mejorar el rendimiento comercial
En última instancia, el objetivo de una solución de Digital Mailroom es proporcionar a la empresa un mayor grado de transparencia a través de la captura centralizada y digital de todos los documentos entrantes. Cuando Konica Minolta trabaja con los clientes para implementar estas soluciones, se pone un gran énfasis en reducir los costes y el tiempo requerido para la logística postal interna, ya que estos dos factores pueden reducirse enormemente. Además, el proyecto puede liberar valor en todos los niveles de la empresa: por ejemplo, la distribución de correo dirigida, segura e independiente de la ubicación proporciona a los empleados una mayor flexibilidad y aumenta las posibilidades de trabajo móvil, mientras que la mayor eficiencia y velocidad de respuesta del cliente puede resultar decisiva. Asegurar la documentación a prueba de auditoría de todos los procesos también es clave para cumplir con las regulaciones de protección de datos como GDPR.
Alcanzar los objetivos con las soluciones de correo digital
Las soluciones de Digital Mailroom ayudan a reunir una gama de tecnologías a menudo existentes para favorecer a las organizaciones la forma de digitalizar el correo de manera eficiente. Todo el correo entrante puede digitalizarse en equipos multifunción existentes, con un software inteligente que lee toda la información relevante y clasifica los documentos.
Las soluciones son capaces de distribuir de forma automática: ya sea carta o fax, todos los documentos se capturan digitalmente, se clasifican automáticamente y se envían al empleado al que se dirigen, llegando a ellos de manera fiable independientemente de si están en la empresa, en una oficina regional o viajando por trabajo. Esto también aumenta el nivel de facilidad de uso, ya que los empleados reciben automáticamente notificaciones en pantalla cuando hay un nuevo correo en su casilla de correo digital personal. Los documentos se pueden reenviar convenientemente o agregar a los procesos de trabajo existentes. Esta entrega automática de correo se ejecuta en segundos y no está vinculada a una ubicación o dispositivo fijo para permitir la flexibilidad en el lugar de trabajo.
Además, la sala de correo digital acelera significativamente los tiempos de procesamiento. Las facturas, ofertas y albaranes están disponibles de forma centralizada y accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar para todos los empleados con los derechos de acceso adecuados. Este procedimiento aumenta la capacidad de respuesta y ayuda a liberar un tiempo considerable que puede utilizarse para tareas más importantes y de misión crítica. También garantiza el cumplimiento en todos los aspectos, ya que todos los procesos se conectan al sistema Digital Mailroom (captura digital, distribución y procesamiento automatizados), todos se monitorean de manera transparente para garantizar la trazabilidad completa. Esto establece archivos completamente a prueba de auditorías y legalmente compatibles.
