Actualmente, todas las empresas tienen de ponerse en marcha para implementar la facturación electrónica y digitalizar las facturas aunque aún no sea obligatorio para todas o existan excepciones. Esperar al último momento para estar informado al respecto y para empezar a utilizarla puede ser de gran riesgo para la empresa (pérdidas financieras, sanciones, etc.). Las organizaciones han de anticiparse al cambio y no esperar a que sea obligatorio porque, en ese caso, no habrá capacidad de reacción y se verán presas de la falta de tiempo e información para elegir la herramienta correcta.
Desde julio de 2018, se estableció en España la ley para regular la obligación del uso de la factura electrónica para todos los contratistas de sector público con la plataforma FACeB2B. Por otro lado, también se anima a las empresas en general, a que cambien su formato de factura hacia la factura electrónica. Por este motivo, ahora es imperativo que las empresas cuenten con las herramientas tecnológicas necesarias para procesar las facturas correctamente de forma digital. Cecilia Olaso, responsable de marketing de Yooz, expone los siguientes consejos para digitalizar dicha tarea:
Factura electrónica vs factura manual ¿Por qué cambiarse a la factura electrónica?
La crisis sanitaria, y particularmente en momentos de confinamiento, se ha demostrado la importancia de contar con documentos digitales y procesos automáticos para asegurar la continuidad de la operación empresarial a distancia.
Sin embargo, muchas empresas que se consideraban en un estado avanzado en el uso de la facturación electrónica vieron que no era suficiente y había que ir más lejos porque la firma electrónica también era un aspecto clave a tener en cuenta y es necesario que se digitalice y automatice todo el proceso en su globalidad.
Afortunadamente, las empresas se dieron cuenta de esto y, paralelamente, la firma electrónica también ha realizado grandes avances en materia de madurez legal y técnica lo cual ha contribuido al desarrollo de las tecnologías de digitalización y automatización de las Cuentas a pagar.
¿Por qué pasarse a la factura electrónica? Estos son sus beneficios:
- Reduce el tiempo del ciclo de gestión de facturas
- Reduce el error humano
- Elimina costes innecesarios como la impresión y el envío postal
- Facilita el acceso a las facturas, en cualquier lugar o momento,
- Almacena de forma segura las facturas y reducir el espacio físico necesario para archivar los documentos en papel
- Brinda un mejor servicio al cliente
- Reduce el impacto en el medioambiente
- Contribuye a la lucha contra el fraude documental
- Mejora la gestión de las facturas
- Contribuye con la Transformación Digital de la empresa y de la función financiera
Además de estos beneficios prácticos, hay otros vinculados a la parte económica de la facturación electrónica que son aún más importantes que los ahorros que se puedan hacer en materia de costes de impresión o envíos de documentos.
Sin embargo, para poder llegar al uso total de la facturación electrónica debemos superar ciertos retos que se presentan hoy:
- Las PYMES deben entender y asumir que, como son la mayor parte del tejido empresarial, son los principales actores llamados a implementar la factura electrónica a pesar de que consideren que no es algo para su entidad y que está solo reservado a las grandes empresas.
- Los ciudadanos deben aceptar este nuevo formato de facturación entendiendo que su uso es beneficioso por varios motivos para las empresas.
- La interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica de los diferentes países para poder acompañar la interrelación y crecimiento comercial a nivel mundial.
- La trazabilidad y fiabilidad de cada documento
Es importante destacar que, al contar con documentos digitales, las empresas tendrán una mayor fiabilidad de los datos, seguridad en el archivado de los documentos y trazabilidad para saber dónde están ubicados y cada acción que se hizo sobre ellos.
Hoy, una factura ya no se define por su medio, sino solo por su contenido. Es decir, una factura electrónica, cualquiera que sea su formato (PDF, XML, etc.), y una factura en papel con la misma información tienen el mismo valor y deben registrarse de la misma forma. No obstante, se deben cumplir varios criterios que garanticen la autenticidad del origen de la factura, la integridad de su contenido, así como la legibilidad de este último.
Tanto los softwares de facturación electrónica como los de automatización del proceso de las Cuentas a pagar (y cualquier otra tecnología que involucre la facturación de la empresa) deben responder a las exigencias de hoy en día de brindar trazabilidad de cada factura para contar con una pista de auditoría fiable.
Para cumplir con los requisitos de una pista de auditoría confiable, el software elegido debe ser capaz de reconstruir cronológicamente todo el proceso de facturación para el flujo de facturas emitidas o recibidas, vincular los diversos documentos adjuntos a la transacción y configurar los controles adecuados, ya sean automáticos o manual. Y, en caso de una auditoría por parte de la administración tributaria, el software debe permitir obtener fácilmente la evidencia: extracción del historial de transacciones, documentación de controles, etc.
