Cezanne HR estima que los gastos de viaje son, por lo general, una de las primeras cinco partidas en el balance de cualquier empresa y, por ello, hay que aumentar más el control de dichos gastos, a través de politicas de gestión más eficientes. Consciente de ello, la compañía ha anunciado el lanzamiento de su nuevo módulo de Gestión de Gastosde viajes, para ayudar a las empresas a optimizar su gestión.
La apertura de nuevos mercados y una economía cada vez más globalizada, han hecho que sea aún más urgente el establecimiento de la política de viajes y la gestión automatizada de los desplazamientos de negocios con el fin de obtener un ahorro significativo de los costes directos e indirectos.
El nuevo módulo de Gestión de Gastos de Cezanne HR ofrece un ‘look and feel’ muy claro e intuitivo, para que los actores implicados en el proceso no encuentren ninguna dificultad a la hora de rellenar una hoja de gastos con información relativa a quién debe rellenar la nota, qué se debe aprobar, etc. y facilitar de este modo, toda la labor de back office relacionada, como el control, la liquidación, los registros contables, etc.
El sistema permite anotar una serie de características propias de un viaje de negocios, como la naturaleza del mismo, la fecha, las cantidades, etc. Cezanne OnDemand permite además gestionar la forma de pago (efectivo, tarjeta, prepago, etc.), registrar los nombres de los invitados a una cena o comida de trabajo, gestionar el kilometraje del coche, gestionar las monedas de otros países desde una perspectiva financiera, quedando constancia del cambio de divisas, de las devoluciones, de los anticipos etc. En términos económicos es importante la opción que ofrece el sistema para dejar grabados los gastos en diferentes monedas.
Por su parte, la empresa puede dictar una serie de reglas en su política de viajes, y personalizarlas en función de distintos roles en función de su estatus: director, cargos intermedios, gerentes, empleados, etc y/o por destino del viaje…
Otro de los elementos destacados es la capacidad del módulo para facilitar el acceso y la autorización integrada de los flujos de trabajo y la posibilidad que ofrece para notificar al usuario, en el momento de la inscripción, si los gastos han excedido el límite o están a punto de sobrepasarlos.
Según José Manuel Villaseñor, Partner de Cezanne HR, el módulo de gestión de gastos de Cezanne OnDemand es “una gran herramienta que permitirá a las pymes gestionar más eficientemente todo el dinero invertido en viajes, evitando duplicidades, controlando quién se gasta cuánto y dónde, y conocer si se ha sobrepasado o no el máximo permitido por política empresarial. De este modo, será mucho más fácil, ajustar los presupuestos y evitar confusiones”.
Una versión también para móvil
El nuevo módulo para la gestión de gastos dispone también de una versión móvil con la que es posible realizar todas las operaciones asociadas a estos procesos desde cualquier lugar. La versión móvil se puede instalar en cualquier dispositivo móvil, smartphone o teléfono inteligente, con independencia del sistema operativo con el que trabaje. Este aplicativo permite ahorrar hasta un 50% en los gastos habituales del procedimiento ya que simplifica la gestión de todo el personal implicado.
