Desde hace ya algunos años han ido apareciendo varias iniciativas y regulaciones legales con el objetivo de reducir la morosidad de las Administraciones Públicas y así contribuir a mejorar la competitividad de las empresas. Una de ellas, y quizás la que va a tener mayor impacto por su trascendencia, es la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la factura electrónica y creación del Registro contable de facturas del Sector Público.
El principal objetivo de esta Ley es agilizar los procedimientos de pago al proveedor, realizar un seguimiento y control informatizado y sistemático de las facturas pendientes de pago existentes en las distintas Administraciones Públicas y la obtención del indicador Periodo medio de pagos a proveedores para medir el retraso de la deuda comercial y favorecer mecanismos de corrección, si fuera el caso.
Este objetivo se pretende conseguir, por un lado, con el uso de medios electrónicos en la relación entre los proveedores y la Administración pública, impulsando el uso de la factura electrónica y, por el otro, con la creación del Registro contable de facturas del Sector Público.
Desde el 1 de enero de 2014 cada una de las entidades incluidas en el ámbito del Sector público debe disponer del correspondiente registro contable de facturas, integrado o interrelacionado con su sistema de información contable. De este modo, todas las facturas expedidas a partir de esta fecha con destino a las Administraciones Públicas deben ser objeto de anotación en el correspondiente registro contable de facturas, que será gestionado por la unidad administrativa que tenga atribuidas las funciones de contabilidad.
Tanto las facturas en formato papel, recibidas en el registro administrativo, como las facturas electrónicas deben ser anotadas en el registro contable de facturas, asignándoles un código único de identificación. Cuando se trate de facturas electrónicas, estas se recibirán a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, que proporcionará una solución de intermediación entre quien presenta la factura y la oficina contable correspondiente, y es el único canal de entrada de facturas electrónicas establecido. El Punto general de entrada de facturas, a su vez, proporcionará al emisor un acuse de recibo electrónico con acreditación de la fecha y la hora de presentación.
Por otro lado, el Registro contable debe proporcionar información sobre el estado de las facturas a través del registro administrativo de procedencia o, en el caso de las facturas electrónicas, a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas. En este sentido, la Ley 25/2013 establece que el proveedor tiene el derecho de conocer el estado de sus facturas y, concretamente si ha sido registrada en el Registro contable, si ha sido contabilizada la obligación reconocida y si ha sido pagada, rechazada o anulada.
Las facturas anotadas en el Registro contable de facturas se deben poner a disposición de los órganos correspondientes encargados de su tramitación para realizar, si procede, el procedimiento de conformidad que iniciará el periodo legal establecido para el pago de las mismas. En consecuencia, la unidad administrativa encargada de la función de contabilidad deberá realizar los requerimientos periódicos oportunos a los órganos competentes para garantizar que las facturas se tramitan en el tiempo legalmente estipulado.
En definitiva, el Registro contable de facturas se convierte en un instrumento imprescindible, y también obligatorio, para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago, para la determinación del periodo medio de pago a los proveedores y para un mejor control del gasto público.
