La consultora de soluciones de software Capterra ha llevado a cabo un estudio sobre la flexibilidad en entornos de trabajo y el uso de programas informáticos para garantizar la eficacia y productividad en los equipos. Según la encuesta realizada a empleados de pymes españolas que trabajan con ordenadores, el uso de software es percibido como una herramienta útil para mejorar el rendimiento.
Analizando el uso de cuatro categorías de software —de colaboración, de comunicación, de gestión de proyectos y productividad, y de seguimiento del rendimiento y gestión del tiempo—, resulta que un 85% de los empleados encuestados afirma utilizar uno o varios programas de este tipo; apenas un 15% no hace uso de ninguno de ellos. Asimismo, más de la mitad de los que sí los usan aseguran hacerlo cada día.
Aquellas herramientas que contribuyen al trabajo a distancia (software de colaboración y software de comunicación para trabajar en equipo y para videoconferencias) son las más utilizadas. Por su parte, las herramientas relacionadas con el rendimiento (software de gestión de proyectos y productividad, y el software de seguimiento del rendimiento y gestión del tiempo) son menos usadas. Esto se debe a la percepción de utilidad que tienen los usuarios con respecto a cada categoría de software.
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Win-win: ventajas para el empleado y para la empresa
El uso de estas herramientas puede aportar numerosos beneficios para los empleados y también para las empresas. Los encuestados destacan como principales ventajas: el acceso más rápido a la información y tareas importantes (41%); mejor organización y colaboración del equipo (40%); mejor comunicación entre compañeros (39%); mejora de la gestión y la organización del tiempo (33%); y aumento de la eficiencia y la productividad (32%).
A pesar de los beneficios, los empleados de pymes españolas también identifican algunas desventajas como problemas técnicos o falta de fiabilidad (29%); sentirse más controlado por la empresa (25%); recibir demasiadas notificaciones o correos electrónicos de estas cuentas de software (25%); falta de privacidad (20%); y tiempo que se invierte en aprender a utilizar dichas herramientas (18%).
Un impulso a la flexibilidad horaria y el trabajo en remoto
De acuerdo con el estudio, el 92% de empleados de pymes que utilizan alguno de los software pertenecientes a las cuatro categorías mencionadas anteriormente creen que el uso de software contribuye a la flexibilidad horaria y del lugar de trabajo.
Según los empleados que utilizan alguna de las cuatro herramientas, el 70% opina que el software de colaboración es la herramienta que más contribuye a la eficacia del trabajo a distancia. También encuentran útil para el teletrabajo el software de comunicación (56%). Ambas categorías de software ofrecen funcionalidades que facilitan la comunicación en diferentes tareas y proyectos, el intercambio de archivos y la gestión de contenido.
Para lograr más flexibilidad horaria, los encuestados consideran que el software de comunicación (42%) y el software de seguimiento del rendimiento y gestión del tiempo (41%) son los más útiles. Por otro lado, para medir el rendimiento de los empleados en base a sus objetivos cumplidos, los sistemas de evaluación del desempeño funcionan especialmente bien.
Apenas un 34% de los empleados cree que su empresa invertirá para aumentar flexibilidad
El 34% de empleados que utilizan alguno de los cuatro software ya mencionados cree que su empresa tiene previsto invertir este año en programas que permitan mayor flexibilidad laboral; el 35% de este segmento no cree que invertirá y otro 32% no sabe si su empresa tiene previsto invertir este año en programas que permitan más flexibilidad.
Entre los encuestados que trabajan en empresas abiertas a invertir en software (empleados que creen o no saben si su empresa invertirá), un 76% cree que su empresa debería invertir más en software para lograr más flexibilidad.
El uso de tecnología en el trabajo puede ayudar mucho a la flexibilidad, pero también puede suponer un mayor control sobre las tareas de los empleados. Aún así, el 85% del total de empleados encuestados aceptaría un mayor control sobre sus tareas si eso supusiera mayor flexibilidad en su trabajo.
En este aspecto, una mayor supervisión podría tener efectos positivos en la productividad y motivación de algunos empleados. Sin embargo, surge el interrogante de cuáles serían los efectos negativos que los empleados perciben al ser supervisados con mayor frecuencia en sus tareas. Según la encuesta, los tres efectos negativos más destacados son: un aumento en el nivel de estrés (46%), una invasión de su privacidad (34%) y una disminución de su confianza en la empresa (23%). Por otro lado, un 20% de los participantes considera que un aumento en la supervisión no tendría repercusiones negativas en su trabajo.
