Confiar los procesos de facturación en un ERP minimiza los errores, optimiza los tiempos de respuesta y hace a las pequeñas y medianas empresas más competitivas.
Sin embargo, la necesaria intervención humana en la operativa habitual del sistema, unido a la necesidad que tienen las organizaciones de actuar en sus relaciones comerciales con inmediatez y precisión, hacen que a veces se produzcan pequeñas confusiones que sin embargo, pueden acarrear grandes problemas si no se detectan y solucionan a tiempo.
Cuando estas confusiones se producen además en la operativa relacionada con los procesos de facturación, disponer de un ERP flexible, puede simplificar enormemente la resolución de la incidencia en poco tiempo y con muy poco esfuerzo.
Datisa resume en tres, los errores más frecuentes que suelen cometer los usuarios de los sistemas de gestión:
Introducir los datos de manera errónea. Es decir, cuando se confunde la fecha, la serie, el número, los artículos o las cantidades que deben incluirse en un albarán.
Facturar no cumpliendo lo pactado en el cierre de la venta, por ejemplo equivocarse en el fraccionamiento de los pagos o en los plazos…
Equívocos en la fiscalidad, muy común en empresas globales que tienen que manejar distintos tipos impositivos.
En todos los casos, si el ERP con el que se trabaja es flexible se podrán solventar todos estos errores sin problema, como sucede con los aplicativos de Datisa. Sin embargo, hay organizaciones que apuestan por otro tipo de plataformas de gestión basados en estructuras más rígidas, con la falsa creencia de mejorar la protección del dato. Estos programas no admiten modificaciones sobre los documentos facturados, por lo que será necesario, para solventar cualquiera de las incidencias mencionadas, realizar facturas rectificativas, contra-asientos, o cualquier otro procedimiento similar, que acaban incrementando los trámites administrativos para resolver un problema tan sencillo, como puede ser un pequeño error de escritura.
Desde Datisa se apuntan las múltiples ventajas que implica la flexibilidad y versatilidad de los aplicativos de gestión. Pero dejan claro que debe ser una flexibilidad que permita a su vez, dotar al programa de las herramientas necesarias para la asignación de permisos y las protecciones a determinadas áreas de aplicación para restringir el acceso a las consultas o la realización de modificaciones. Es decir, que no siempre será deseable que todo el mundo pueda modificar el proceso de facturación o ejecutar determinadas acciones.
