Aunque tal vez nos parece que siempre ha estado ahí, la irrupción del correo electrónico en las empresas fue una de las grandes revoluciones en las oficinas. Y hoy, unos 30 años después, un trabajador medio recibe más de cien correos diarios que bombardean su pantalla con la urgencia de la inmediatez, pero en muchos casos con escasa relevancia.
Fernando Parrondo, Business Architect de Kabel presenta en el libro ¡Organízate con Outlook 2016!: La gestión de actividades fácil, una serie de consejos, basándose en la metodología ‘getting things done’ de David Allen que nos ayudarán a ser más eficientes en el día a día de la oficina utilizando las herramientas del correo electrónico.
Decálogo para ser más eficiente utilizando el correo electrónico
- Deshabilita las notificaciones. Destina los huecos entre diferentes actividades para chequear el correo. Concéntrate en ellas mientras las haces.
- El email no es para lo urgente. Para los mensajes urgentes utiliza la mensajería instantánea y el teléfono, no el correo electrónico.
- No utilices el software de correo electrónico como un mero almacén, evita crear carpetas, almacenar documentos o marcar correos si nos has adoptado un sistema de seguimiento. Todo tiene su lugar y guardarlo bien es una ventaja para encontrar, usar, reutilizar y compartir las cosas verdaderamente importantes.
- Date de baja en las listas de distribución. El porcentaje de contenido útil que llega por esta vía es muy bajo, y el ruido en la bandeja de entrada muy alto.
- Alertas para informarte. Utiliza las redes sociales para estar informado de la actualidad sectorial o general, crea una cita periódica en el calendario para chequearlas y no olvides hacerlo, pero una sola vez.
- Marca tus correos para el receptor, de forma diferente que los marcas para ti. Ayudarás al receptor a tomar una decisión si identificas tus emails con una acción (FYI, no necesita respuesta, etc.), pero posiblemente no coincida con la acción que te corresponde.
- No utilices el correo para conversar o responder a un tema con más de una persona. Si se da ese caso, conviértelo en una reunión o una conferencia telefónica y termínalo con una lista de tareas compartida. Debatir a través del correo electrónico tiene el riesgo de convertirse en un hilo interminable y perder el foco de lo realmente importante.
- Utiliza la bandeja de entrada solo como punto de distribución. Desde la bandeja de entrada tienes que evaluar la información que has recibido y actuar en consecuencia. Tras esta evaluación, el correo deberá ser respondido, archivado, convertido, aplazado o borrado, pero en cualquier caso, ha de desaparecer de la bandeja de entrada.
- Cambia la idea de gestión de tiempo a gestión de tareas. Con una herramienta de inmediatez como el email es muy difícil gestionar el tiempo, pero muy fácil gestionar las tareas. Cuando recibes un mensaje debes decidir: Borrar (o archivar) sin respuesta, responder y borrar (o archivar), o pasar a la acción como convertirlo en una reunión para profundizar en el tema, en una tarea para trabajar en él (y en ese caso establecer unos timings, prioridades, delegar…)
- Aprende y forma a tu equipo sobre la herramienta de correo y el software de colaboración. Es difícil de entender que cualquier empresa forme a sus empleados en las diferentes herramientas que utiliza salvo en el correo. Muchas de las personas que utilizan el email sólo conocen las funciones básicas, pero no otras muchas que pueden ayudarles a ser más productivos. Por ejemplo, muchos de los puntos que comentamos pueden ser gestionados con Microsoft Outlook solo con un click.
Hay muchas herramientas para gestionar el correo, pero cada compañía o profesional deberá elegir la más adecuada dependiendo del volumen y necesidades. El objetivo es mantener limpia la bandeja de entrada para así lograr controlar el tiempo y centrarnos en lo verdaderamente importante.
“En Kabel hemos implantamos esta metodología con excelentes resultados en conjunción con otras de adopción de Office365 que ayudan a mejorar el Employee Journey. El tiempo es un bien escaso en las empresas hoy día, y asegurarnos de aprovecharlo al máximo nos ayuda a ser más eficientes, a conciliar mejor y a obtener mejores resultados”, afirma Michiel van Vliet. CEO de Kabel.
